پیگیری عناوین تکراری

روسای محترم ادارات، مسئولین محترم و کتابداران گرامی

گزارشهایی که در بخش اصلاح داده ها، تحت عنوان عناوین تکراری در بخشها، شماره ثبت های نادرست، شماره ثبت تکراری، شماره نسخه نادرست، وجود دارد را کتابداران بایستی به شرح زیر بررسی  و نهایتا مطابق شرح داده شده، اقداماتی را به انجام رسانند:

- ابتدا فایل اکسل گزارش هر کدام از موارد فوق را دانلود کرده، نسبت به بررسی آنها اقدام کنند و در صورتی که نیاز بود به تناسب هر کدام از گزارشات، عملکردهای زیر با به انجام رسانند:

الف) گزارش عناوین تکراری در بخشها: این گزارش حاوی اطلاعات رکوردهایی هست که در چند بخش تکرار شده اند. به طور مثال از یک عنوان/یک رکورد مشخص، چند نسخه در بخشهای مختلف ثبت شده است(به طور مثال: داستان راستان یک بار در بخش کودک و یک بار در بخش پایگاه اصلی ثبت نسخه شده است) در این حالت سه راهکار به تشخیص کتابدار وجود دارد: 1) یکی از این دو نسخ به بخش دیگر منتقل شود، نسخه دوم تلقی شده و شماره ثبت جدید دریافت کند؛ 2) نسخ در بخشهای خود باقی بماند، 3) یکی از نسخه ها در یک بخش به تشخیص کتابدار زاید است و بایستی حذف شود. در صورتی که در این گزارش، عناوینی وجود دارد که از نظر کتابدار زاید است، میتواند در لیستی که دانلود میکند، عناوینی که باید حذف شوند را با رنگ خاصی مشخص کند و از طریق کارشناس استان نسبت به حذف آنها درخواست اقدام نماید. مجددا تاکید میکنم که کتابدار بایستی با دقت نسبت به بررسی مفاد و عناوین این گزارش دقت لازم را به انجام رساند و بعد از بررسی دقیق درخواست حذف یک عنوان تکراری را ارسال کند.

ب) گزارش شماره ثبتهای نادرست: این گزارش را کتابدار بایستی دانلود کند و در صورتی که شماره ثبت ها بالاتر از آخرین شماره دفتر ثبت سنتی و بالاخص بیشتر از هفت رقم  هستند، به تناسب میزان موجودی منابع کتابخانه، نسبت به اصلاح آنها اقدام نماید. در عین حال در صورتی که کتابدار تشخیص دهد که تعدادی از شماره ثبت های نادرست زاید هستند، در فایل اکسلی که دانلود کرده، موارد زاید را با رنگ خاصی مشخص و درخواست حذف آنها را از طریق کارشناس استان ارسال کند. 

ج) گزارش شماره ثبت های تکراری: در صورتی که در یک بخش، شماره ثبت های تکراری وجود داشته باشد، فهرست انها در این گزارش ارائه می شود. کتابدار بایستی ابتدا اطلاعات این گزارش را با دقت بررسی کند و در صورتی که نیاز بود خود راسا نسبت به تغییر شماره ثبت، تولید مجدد بارکد و چاپ مجدد آن اقدام کند. در صورتی که به تشخیص کتابدار شماره ثبتی در این گزارش وجود داشت که زاید بود، میتواند از طریق کارشناس استان نسبت به حذف آن درخواست نماید. 

د) گزارش شماره نسخ نادرست: این گزارش نیز مطابق سایر گزارشها ابتدا بایستی توسط کتابدار با دقت بررسی شود و در صورتی که به تشخیص وی زاید هستند، فهرست آنها را که دانلود کرده از طریق کارشناس امور کتابخانه ها به اداره سامانه مدیریت ارسال کند تا نسبت به حذف آنها اقدامات لازم به عمل آید.

توجه فرمایید که:

1- در همه درخواستهای کتابخانه ها شماره تلفن کتابخانه، شماره همراه مسئول کتابخانه و شخصی که در جریان کامل است بایستی قید شود؛

2- درخواست های حذف بایستی همراه با فایل اکسل تولید شده توسط سامان باشد و اگر بخشی از اطلاعات یک فایل اکسل زاید تلقی شده است، موارد مورد نظر با رنگ خاصی مشخص شود؛

3- فرایند اصلاح داده های یک کتابخانه بایستی توسط کتابداران و مسئولین کتابخانه ها به انجام رسد و گزارش کار هر کتابخانه را مسئول به صورت مکتوب در اختیار کارشناس امور کتابخانه ها قرار دهد و کارشناسان محترم، لازم است جمع بندی اصلاح داده های کتابخانه های استان را در اختیار اداره کل امور کتابخانه ها قرار دهند. 

4- در قسمت اطلاعیه های سامانه، مطالب و راهنماهایی در خصوص اصلاح داده ها قرار داده شده است. در صورتی که کتابداران سوالی داشتند، ابتدا مطالب موجود در قسمت اطلاعیه ها را با دقت مطالعه کنند و در صورت نیاز به راهنمایی بیشتر، و طی هماهنگی با کارشناس امور کتابخانه های استان، با اداره سامانه مدیریت داخلی های 1061 یا 1109 تماس بگیرند.

5- پیگیری و تهیه و ارسال گزارش نهایتا باید تا تاریخ 1394/05/29 برای کارشناس امور کتابخانه ها از سوی روسای ادارات شهرستان انجام پذیرد.