نکات مهم در هنگام ثبت‌نام افراد در کتابخانه
کانال تلگرامی سامانه مدیریت:
رعایت این نکات می‌تواند علاوه بر بهبود و تسهیل در ارائه خدمات به اعضاء، در تولید آمارها و گزارشات دقیق از سیستم برای کتابدار کمک کند.
1- بررسی سوابق فرد متقاضی عضویت:
سابقه فردی که به کتابخانه مراجعه کرده را بررسی کنید. در هنگام وارد کردن کد ملی، سابقه فرد به صورت پنجره بازشونده نمایش داده می‌شود. درصورتیکه فرد متقاضی، دارای بدهی است و یا کتاب دیرکردی دارد، به وی تذکر دهید. دراین مورد مطابق دستورالعمل، و بخشنامههای ارسالی عمل کنید. کتابدار می‌تواند از عضویت مجدد شخصی که کتاب دیرکردی یا بدهی زیادی دارد در کتابخانه جلوگیری کند و عضویت جدید وی منوط به تسویه بدهی یا بازگرداندن کتاب به کتابخانه باشد.
2-درج پست الکترونیکی صحیح و فعال فرد:
نشانی پست الکترونیکی را درهنگام ثبت نام فرد، درفیلد مربوطه وارد کنید. پست الکترونیکی به منظور فعال‌سازی شناسه کاربری فرد در سامانه، ارسال پیغام به وی، پشتیبانی و رفع مشکلات وی در هنگام کار با سامانه و اطلاع‌رسانی به افراد به منظور تازه های کتاب کمک شایانی می‌کند. تکمیل این فیلد برای کلیه قابلیت‌ها و خدمات فعلی نرم‌افزار و سایر خدماتی که بعدها در سیستم قرار خواهد گرفت کمک خواهد کرد.
3- درج شماره تلفن همراه صحیح و فعال:
شماره تلفن فرد به منظور اطلاع‌رسانی و ارسال پیامک‌های اخطار دیرکرد ، پیگیری کتاب‌های دیرکردی و سایر سرویس‌هایی که بعدها در سیستم قرار خواهد گرفت بسیار ضروری است.
4- اطلاعات شغل و مدرک فرد: ف
یلدهای مربوط به شغل و مدرک فرد را به دقت تکمیل و انتخاب کنید. دقت در تکمیل این فیلدها به تولید آمار دقیق از وضعیت اعضاء کتابخانه‌ها و بهینه‌سازی و بهبود ارسال منابع و کتاب‌های مورد نیاز به این دسته از افراد کمک خواهد کرد.
5- مشخصات معرف:
اسامی و مشخصات معرف فرد را حتما در فیلد مربوطه وارد کنید. گرچه این فیلد اجباری نیست اما به پیگیری کتاب‌های دیرکردی کمک فراوانی خواهد کرد.
6- وضعیت جسمانی:
در هنگام ثبت‌نام وضعیت جسمانی فرد را با انتخاب فیلد مربوطه مشخص کنید. دقت در انتخاب این فیلد در شناسایی افراد با نیازهای ویژه و خاص کمک خواهد کرد.
7- نوع عضویت:
انتخاب هر کدام از فیلدهای نوع عضویت وابسته به مقررات، دستورالعمل و بخشنامههای نهاد است. به صورت معمول، فرد به صورت عضو عادی و با پرداخت هزینه عضویت قادر به ثبت‌نام در کتابخانه است اما در شرایط دیگر، بایستی فرد مدارک و مستندات خود را ارائه کند و کتابخانه بر اساس مدارک وی نسبت به ثبت‌نام و اعمال تخفیف اقدام می‌کند. همچنین عضویت ویژه-رایگان منوط به بخشنامههای نهادی است.
8-حق عضویت:
پرداخت یا عدم پرداخت حق عضویت در چک باکس مربوطه مشخص شده است. در صورتی که فرد حق عضویت خود را پرداخت کرده است، چک باکس مربوطه تیک زده شده است. در غیر این صورت، حتما کتابدار بایستی تیک مربوطه را بردارد. در این حالت، حق عضویت به بدهی‌های فرد اضافه می‌شود.
9- تعداد امانت اضافه:
میزان امانت برای هر کتابخانه تا سقف 5 کتاب همزمان در سیستم تعریف شده است. اما این مقدار بر اساس نوع عضویت فرد و بخش‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های نهاد، توسط کتابدار قابل افزایش (حداکثر تا 15 کتاب) است.
10- عکس عضو:
بعد از اسکن عکس عضو، نام فایل عکس را در سیستم به نام کاربری تغییر دهید.
11- تعریف علاقمندی‌ها:
انتخاب علاقمندی‌های فرد به اطلاع‌رسانی مطلوب در خصوص منابعی که مرتبط با نیازهای خواندنی و مطالعاتی فرد است کمک می‌کند.
