ابهامات و سوالات سامان

سوالات متعددی در خصوص گزارش «رده نادرست » ارسال می‌شود. بر این اساس توضیحاتی ارائه خواهد شد تا ابهامات و سوالات همکاران محترم پاسخ داده شود:
«رده نادرست» چیست؟: فرمولی برای تولید این گزارش در سامانه تعریف شده که بر اساس دستورات و کدنویسی‌های صورت گرفته، رده‌ در محل‌هایی که دارای شرایط ذیل باشند را به عنوان «رده نادرست» در این گزارش نمایش می‌دهد.
1- در رده اصلی به جز اعداد 000 تا 999، 8فا ، 4 فا  تج، تد، فت، فد چیز دیگری موجود باشد به عنوان رده نادرست تلقی می‌شود؛
2- در رده فرعی، اگر هر چیزی به جز عدد باشد، یا فیلد خالی باشد، به عنوان رده نادرست تلقی می‌شود؛
3- شماره کاتر معمولا از دو الگو تبعیت می‌کند: الگوی اول حرف، عدد، حرف ..... الگوی دوم حرف، عدد. الگوهای کاربردی دیگر به عنوان رده نادرست تلقی می‌شود؛
4-تاریخ دیویی تنها باید عدد باشد. در فیلد تاریخ اگر حرف وجود داشته باشد، به عنوان رده نادرست تلقی می‌شود؛
5-رده اصلی خالی باشد و به نحوی داده‌های مربوط به آن در فیلدهای دیگر مانند فیلد رده فرعی یا کاتر قرار گرفته باشد، به عنوان رده نادرست تلقی می‌شود.
دقت کنید که در موردهای  2 و 3 ، شرایط و استثنائاتی وجود دارد از جمله: کتاب‌هایی اصلا رده  فرعی ندارند که با انتخاب گزینه «فاقد رده فرعی» در سیستم مشخص می‌شوند و برخی کتاب‌های شرح و تفسیر نهج البلاغه و سرگذشتنامه و ... دارای الگوهای کاتر و نشانه مولف متفاوتی هستند. همانطور که گفته شد خروجی این گزارش بر اساس دستور و کدنویسی و فرمول‌هایی تولید می‌شود و با توجه به بازخوردهای دریافت شده، تلاش شده تا خروجی گزارش از دقت و صحت بالایی برخوردار باشد. اما در همه حال: ملاک تشخیص کتابدار است. اگر از نظر کتابدار، رده‌ای نادرست است بایستی توسط وی اصلاح شود اما اگر رده هیچ اشکال و ایرادی ندارد، نیازی به اصلاح آن وجود ندارد.
سوال دیگری که مطرح شده، این است که به محض ثبت نسخه و افزودن کتاب به کتابخانه، رده آن با عنوان رده نادرست تلقی می‌شود.در این جا چند نکته مدنظر است. ممکن است از نظر سیستم، رده کتاب با ویژگی‌های کتاب مغایرت داشته باشد به طور مثال: کتاب اگر در کاربرگه نسخه به عنوان مرجع تشخیص داده شده باشد (چک باکس مرجع انتخاب شده باشد) اما پیش‌رده آن فاقد حرف "م" باشد، از نظر سیستم به عنوان رده نادرست تلقی می‌شود. مورد دیگر، استفاده از رده رکورد برای ویرایش رده در محل است که به دلیل خطاها و ایرادهای رده رکورد، ممکن است رده در محل نیز ناصحیح باشد. همچنین در صورتی که کتاب، فاقد نشانه مولف است بایستی گزینه «فاقد نشانه مولف» انتخاب شود. بررسی‌ نشان داده «رده در محل » درصد بالایی از کتاب‌هایی که به تازگی ثبت شده‌اند، ناصحیح بوده و توسط کتابداران اصلاح نشده است. به خصوص کتابهای کمک درسی و آموزشی. همکاران دقت کنند کتابی که فاقد نشانه مولف است را با انتخاب گزینه مربوطه مشخص کنند. همچنین در هنگام جستجوی کتاب برای ثبت نسخه، رکوردهایی را انتخاب کنید که اطلاعات فهرست‌نویسی آن‌ها کامل‌تر از رکورهای مشابه باشد.

راساس دفتر ثبت سیستم وقتی شماره ثبت ها را مرتب سازی می کنیم جای بعضی از شماره ثبت ها خالی هستند که همان شماره ثبت های کتاب های وجینی یا مفقودی هستند. سوال من این هست آیا ما میتوانیم کتابهای جدید را جایگزین همان شماره ها کنیم.
پاسخ: بله، از شماره ثبتهای خالی شده میتوانید استفاده کنید تا ترتیب شماره ثبتهای کتابخانه مرتب و منظم باشد.

سوال: سلام خسته نباشید تاریخ بازگشت کتابها هنگام ثبت برای امانت 25دی 1388 ثبت می شود . لطفا راهنمایی بفرمایید
پاسخ: تاریخ میلادی سیستم خود را تصحیح و تنظیم کنید.  با دوبار کلیک بر روی تاریخ و ساعت سیستم، وارد بخش تنظیمات تاریخ و ساعت شوید و تنظیمات لازم را انجام دهید. گرچه تاریخ سرور نرم‌افزار دقیق است و مشکلی در آن رخ نمی‌دهد.

سوال: سلام ضخامت بارکد مناسب نمیباشد اگه میشه یه بارکد و عطف رو با اندازه های مناسب و به طور ثابت برای همه کتابخانه ها تعریف کنین تا همه ی عطف ها و بارکد ها برای همه کتابخانه ها یکنواخت باشد با تشکر
پاسخ: این مورد در دستور کار قرار می‌گیرد اما  فعلا به دلیل تنوع پرینترها، و انواع کاغذهای برچسب عطف و بارکد که در کتابخانه‌ها وجود دارد، قالب هر کتابخانه با کتابخانه دیگر متفاوت است و ویرایش آن در اختیار کتابدار است.