روسای محترم ادارات و کتابداران محترم
با سلام و احترام
به اطلاع می‌رساند با توجه به تبدیل و تجمیع کتابخانههای استان به سامانه مدیریت کتابخانههای عمومی کشور (سامان) و ضرورت یکدستی، مستندسازی و اصلاح اسامی بخشهای کتابخانه‌ها و داده‌های موجود در آنها، مقتضی است موارد ذیل و فایل پیوست حاوی اسامی بخشها، به کلیه کتابداران محترم شهرستان که به سامان متصل هستند ابلاغ گردد:
- با عنایت به اینکه امکان ایجاد بخش و نام‌گذاری آن بر عهده اداره سامانه مدیریت است، بر این اساس هر گونه درخواست ایجاد بخش برای یک کتابخانه بایستی توسط کارشناس امور کتابخانههای استان به اداره سامانه وصول شود؛ لذا در صورت نیاز به بخشهای جدید مراتب را به کارشناس امور کتابخانه های استان اعلام نمایید.
- برخی از اسامی فعلی بخشها با دستورالعمل مستندسازی اسامی بخشها مغایرت دارد، فایل پیوست اطلاعات و وضعیت فعلی اسامی و داده‌های موجود در بخشها (( شیت یا زبانه اول در فرم اکسل )) به همراه راهنمای اسامی قابل پذیرش(( شیت یا زبانه دوم)) است. روسا و کتابداران محترم بایستی فایل پیوست را دانلود کرده و کتابداران محترم بایستی نسبت به بررسی وضعیت داده‌ها و اسامی فعلی بخشهای کتابخانه خود اقدام کنند و هر گونه مغایرت (چه از نظر میزان داده موجود در بخش و چه از نظر عدم همخوانی با اسامی قابل پذیرش) را در اسرع وقت به کارشناس امور کتابخانههای استان اطلاع دهند ودرخواست تغییر نام و یا بررسی و جابجایی داده‌های بخش را ارسال کنند.
- در شیت وضعیت فعلی بخشها هنگام که بر روی آیکون مربع که فلش رو به پایین دارد کلیک نمایید، می توانید یکی از سه گزینه موجود را که 1) بخش عادی غیر قابل تغییر، 2) درخواست تغییر نام ارسال شود، 3) درخواست حذف بخش ارسال شود را انتخاب نمایید.
- روسای محترم ادارات لازم است بعد ازگردآوری و جمع‌بندی موارد ارسالی کتابداران شهرستان، مراتب را در اسرع وقت به کارشناس امور کتابخانه ها اطلاع دهند تا اقدامات لازم به منظور جابجایی داده‌ها و یا اصلاح اسامی بخشها به انجام رسد.
